Untuk Apa Pertemuan?

oleh: grefer pollo

Administrasi

Peran utama administrasi adalah untuk menjamin bahwa semua departemen perusahaan beroperasi secara efisien.

Administrasi berfungsi sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan staf, dan administrasi juga memotivasi tenaga kerja dan membantu mereka memahami maksud dan tujuan organisasi.

Rapat Administratif adalah rapat yang didalamnya pengurus akan membahas kebijakan, peraturan, permasalahan administrasi atau hal-hal lain yang perlu.

 

Bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk rapat dan acara kantor?

Ketahui tujuan dan agendanya

Sebelum Anda mulai mempersiapkan pertemuan atau acara, Anda perlu mengetahui apa tujuannya dan apa tujuan yang ingin dicapai.

Ini akan membantu Anda memutuskan format, durasi, lokasi, peserta, materi, dan peralatan yang dibutuhkan.

Anda juga harus memiliki agenda yang jelas dan ringkas yang menguraikan topik, pembicara, waktu, dan hasil yang diharapkan dari pertemuan atau acara tersebut.

Agenda tersebut harus dibagikan kepada semua peserta terlebih dahulu dan diikuti dengan cermat selama sesi.

 

Pilih tempat dan pengaturan yang tepat

Tempat dan pengaturan pertemuan atau acara dapat mempunyai dampak yang signifikan terhadap keberhasilannya.

Anda sebaiknya memilih lokasi yang nyaman, mudah diakses, dan sesuai dengan ukuran dan jenis pertemuan atau acara.

Anda juga harus mempertimbangkan tata letak, pencahayaan, ventilasi, tingkat kebisingan, dan ketersediaan fasilitas.

Anda harus mengatur furnitur, perlengkapan, dan dekorasi sesuai dengan kebutuhan dan preferensi peserta serta tujuan pertemuan atau acara.

 

Siapkan bahan dan peralatannya

Pastikan bahwa semua bahan dan peralatan yang diperlukan siap dan berfungsi untuk rapat atau acara.

Hal ini dapat mencakup dokumen, handout, presentasi, bagan, grafik, video, audio, laptop, proyektor, layar, mikrofon, speaker, kamera, internet, telepon, pena, kertas, flipchart, spidol, dan banyak lagi.

Anda harus memeriksa inventaris, kualitas, dan fungsionalitas barang-barang ini sebelumnya dan memiliki rencana cadangan jika terjadi masalah atau keadaan darurat.

 

Komunikasi dan koordinasi

Komunikasi dan koordinasi sangat penting untuk kelancaran dan efektivitas pertemuan atau acara.

Anda harus berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat, seperti penyelenggara, pembicara, peserta, vendor, dan penyedia layanan.

Anda harus mengonfirmasi rincian, harapan, peran, dan tanggung jawab masing-masing pihak dan memberi mereka informasi dan instruksi yang relevan.

Anda juga harus mengoordinasikan logistik, seperti undangan, pendaftaran, konfirmasi, pengingat, pembatalan, umpan balik, dan tindak lanjut.

 

Anticipasi dan penyelesaian masalah

Tidak peduli seberapa baik Anda mempersiapkan pertemuan atau acara, mungkin ada beberapa masalah atau tantangan tak terduga yang muncul.

Anda harus proaktif dan fleksibel dalam mengantisipasi dan menyelesaikan permasalahan tersebut.

Anda harus memiliki rencana darurat untuk setiap skenario yang mungkin terjadi, seperti perubahan jadwal, agenda, tempat, atau peserta.

Anda juga harus memiliki rencana manajemen krisis untuk keadaan darurat apa pun, seperti kecelakaan, cedera, atau kegagalan teknis.

 

Evaluasi dan peningkatan/perbaikan

Setelah rapat atau acara selesai, Anda harus mengevaluasi hasil dan hasilnya.

Anda harus mengumpulkan dan menganalisis umpan balik dari peserta, penyelenggara, pembicara, dan vendor.

Anda harus mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari pertemuan atau acara tersebut.

Anda juga harus mendokumentasikan pembelajaran dan praktik terbaik untuk referensi dan perbaikan di masa mendatang.

Anda juga harus mengakui dan menghargai kontribusi dan upaya semua orang yang terlibat.

 

Untuk apa mengadakan pertemuan?

Banyak hal yang bisa diselesaikan tanpa pertemuan. Lalu mengapa dibutuhkan pertemuan?

Banyak sekali hal-hal penting yang dilakukan dengan cukup memuaskan oleh seorang individu yang tidak berkonsultasi dengan siapa pun.

Banyak lagi yang diselesaikan melalui surat, memo, panggilan telepon, atau percakapan sederhana antara dua orang.

Terkadang lima menit yang dihabiskan bersama sekelompok kecil orang secara terpisah lebih efektif dan produktif daripada pertemuan setengah jam dengan mereka semua secara bersamaan.

Tentu saja banyak sekali pertemuan yang menyia-nyiakan waktu setiap orang dan sepertinya diadakan karena alasan historis dibandingkan alasan praktis.

Manusia adalah spesies sosial.

Di setiap organisasi dan setiap budaya, orang-orang berkumpul dalam kelompok-kelompok kecil secara berkala dan dalam pertemuan “suku” yang lebih besar dari waktu ke waktu.

Jika tidak ada pertemuan di tempat mereka bekerja, maka keterikatan masyarakat terhadap organisasi tempat mereka bekerja akan menjadi kecil, dan mereka akan bertemu secara rutin baik formal maupun informal di asosiasi, perkumpulan, tim, klub, atau pub setelah pekerjaan selesai.

Kebutuhan akan pertemuan ini jelas merupakan sesuatu yang lebih positif daripada sekadar warisan perburuan primitif kita di masa lalu.

Ini menunjukkan bahwa pertemuan itu selain kebutuhan juga sesuatu yang diharapkan.

Pertemuan menjadi arena melepas rindu, berkomunikasi, membicarakan hal yang penting, dan juga menyelesaikan berbagai masalah kehidupan dan kelompok atau komunitas.

 

Fungsi dari sebuah pertemuan

1.      Pertemuan adalah tempat di mana kelompok merevisi, memperbarui, dan menambah apa yang diketahuinya sebagai sebuah kelompok

2. Pertemuan membantu setiap individu memahami tujuan kolektif kelompok dan bagaimana pekerjaan mereka sendiri dan orang lain dapat berkontribusi terhadap keberhasilan kelompok.

3. Rapat menciptakan komitmen terhadap keputusan yang diambil dan tujuan yang ingin dicapai.

4. Dalam dunia manajemen, rapat seringkali merupakan satu-satunya kesempatan di mana tim atau kelompok benar-benar ada dan bekerja sebagai sebuah kelompok

5. Pertemuan adalah arena status.

 

 

One on one

One on one ada salah satu jenis pertemuan.

Dalam konteks tempat kerja biasanya one on one mengacu pada pertemuan atau sesi antara dua individu.

Sering kali seorang manajer dan bawahan langsung mereka, meskipun bisa juga antara kolega atau rekan kerja.

Sesi ini biasanya dijadwalkan secara berkala dan merupakan kesempatan untuk komunikasi terbuka, umpan balik, penetapan tujuan, dan mengatasi kekhawatiran atau masalah apa pun yang mungkin dimiliki oleh salah satu pihak.

Tujuan pertemuan tatap muka dapat bervariasi tergantung pada peran peserta dan budaya organisasi, namun umumnya berfungsi untuk membina hubungan kerja yang lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan memastikan keselarasan tujuan dan prioritas.

 

Pertemuan yang terdiri dari beberapa orang memenuhi tuntutan administrasi

One on one membangun dan mencukupkan kebutuhan relasi

 

 

Continue reading Untuk Apa Pertemuan?

Forming – Storming - Norming – Performing

 

oleh: grefer pollo

Bruce Tuckman adalah seorang psikolog. Dia terkenal dengan penelitiannya tentang bidang dinamika kelompok.

Dia mengembangkan model "Forming, Storming, Norming, dan Performing", yang menggambarkan tahapan pengembangan yang biasanya dilalui oleh sebuah tim saat mereka bekerja sama menuju tujuan bersama.

Tuckman pertama kali memperkenalkan model ini dalam artikelnya tahun 1965 "Urutan Perkembangan dalam Kelompok Kecil".

Model ini kemudian disempurnakannya melalui kerja sama dengan Mary Ann Jensen pada tahun 1970-an.

Model Tuckman ini telah banyak digunakan di berbagai bidang, seperti psikologi organisasi, manajemen tim, dan pengembangan kepemimpinan.

Mereka tertolong untuk memahami kerangka kerja dalam dinamika perilaku kelompok dan tantangan yang mungkin dihadapi tim ketika mereka terbentuk, berkembang, dan bekerja untuk mencapai tujuan mereka.

Tahapan model pengembangan kelompok Bruce Tuckman tersebut adalah:

Forming 

Di tahap ini anggota tim berkumpul, saling mengenal, dan memahami maksud dan tujuan tim. 

Mereka mungkin bersikap sopan dan berhati-hati dalam interaksinya saat mereka menetapkan aturan dasar dan mulai menentukan peran mereka dalam tim.

Selanjutnya, dinamika kelompok akan memasuki tahap storming.

Storming

Tahapan ini ditandai dengan konflik dan persaingan ketika anggota tim mengekspresikan pendapat mereka, menantang ide, dan membangun individualitas mereka dalam kelompok.

Konflik dapat muncul ketika anggota bersaing untuk mendapatkan pengaruh dan otoritas, dan sangat penting bagi tim untuk mengelola konflik ini secara efektif agar dapat bergerak maju.

Melewati tahap storming, dinamika kelompok memasuki tahapan norming. 

Norming

Pada tahap ini, tim mulai menyelesaikan konflik, menetapkan norma, dan mengembangkan kohesi. 

Mereka mulai memahami kekuatan dan kelemahan satu sama lain, dan mereka bekerja sama secara lebih efektif untuk mencapai tujuan bersama. 

Kepercayaan dan komunikasi meningkat, dan ada rasa persatuan dalam tim.

 

Tahapan storming dan norming menolong kelompok untuk makin kuat dan siap memasuki tahapan performing.

Performing

Tahapan ini ditandai dengan produktivitas dan efektivitas yang tinggi ketika tim bekerja sama secara lancar untuk mencapai tujuannya. Peran didefinisikan dengan baik, komunikasi terbuka dan efisien, dan tim beroperasi secara kohesif untuk mencapai tujuan bersama.

Pada tahun 1977, gagasan adjourning ditambahkan ke dalam model dinamika kelompok.

Adjourning

Adjourning/Mourning menunjukkan berakhirnya pengalaman dinamika kelompok. 

Entah karena pembubaran tim, karena selesainya proyek atau alasan lain.

Anggota mungkin mengalami perasaan kehilangan atau kesedihan saat mereka merefleksikan pengalaman dan hubungan mereka dalam tim.

Tahapan ini tidak selalu linier, dan tim dapat kembali ke tahap sebelumnya jika terjadi tantangan atau perubahan baru.

Memahami tahapan ini dapat membantu tim menavigasi berbagai fase pengembangan dengan lebih efektif.

Continue reading Forming – Storming - Norming – Performing

Apakah Anda Humoris?

 

oleh: grefer pollo

Etimologi kata "humor" berasal dari Inggris Tengah, dari umor Anglo-Prancis, umour, dari Latin & Latin Abad Pertengahan. Kata Humor Latin Abad Pertengahan, dari humor Latin, kelembapan umor; mirip dengan bahasa Norse Kuno vǫkr lembab, bahasa Latin humēre berarti lembab, dan mungkin dengan bahasa Yunani hygros basah.

Kata ini berkaitan dengan konsep dasar emosi dan keseimbangan cairan dalam tubuh.

Pada zaman kuno, para ahli kesehatan Yunani dan Romawi percaya bahwa kesehatan seseorang tergantung pada keseimbangan 4 cairan tubuh, yang dikenal sebagai "humors" atau "humores."

Darah (Blood): Dianggap sebagai humor yang terkait dengan sifat panas dan lembut.

Flegma (Phlegm): Dianggap sebagai humor yang terkait dengan sifat dingin dan lembab.

Kuning Empedu (Yellow Bile): Dianggap sebagai humor yang terkait dengan sifat panas dan kering.

Hitam Empedu (Black Bile): Dianggap sebagai humor yang terkait dengan sifat dingin dan kering.

Menurut pandangan ini, kesehatan yang baik ditandai oleh keseimbangan yang baik antara keempat humors ini.

Kondisi yang tidak seimbang dapat menyebabkan berbagai masalah kesehatan.

Keceriaan seseorang dihubungkan dengan kondisi kelebihan darah.

Sedangkan kelesuan disebabkan oleh dahak yang berlebihan.

Pada masa itu orang percaya bahwa sifat mudah marah disebabkan oleh kelebihan empedu berwarna kuning dan sifat murung disebabkan oleh kelebihan empedu hitam.

Pada waktu-waktu setelah itu, humor mulai digunakan sebagai istilah umum untuk ”watak atau temperamen”.

Dari sini berkembanglah pengertian “keadaan pikiran yang dapat berubah” atau “suasana hati”.

Belakangan ini humor merujuk pada sesuatu yang lucu.

 

Dalam perkembangannya, pengertian kata "humor" telah berkembang dan mengalami pergeseran makna.

Pada abad ke-17, kata "humor" mulai digunakan dalam konteks literatur dan seni untuk merujuk pada suatu kualitas yang membuat orang tertawa atau merasa senang.

Dari sinilah muncul pengertian humor seperti yang kita kenal pada zaman modern, yaitu sebagai sesuatu yang mengundang tawa dan kegembiraan.

 

Humor dapat memberikan berbagai manfaat positif dalam dunia kerja. 

Beberapa di antaranya:

Meningkatkan Kesejahteraan Mental: 

Humor dapat mengurangi tingkat stres dan kecemasan di tempat kerja. Membantu karyawan untuk mengatasi tekanan dan tuntutan pekerjaan.

Meningkatkan Hubungan Tim: 

Humor dapat memperkuat hubungan interpersonal antaranggota tim.

Membantu menciptakan atmosfer yang lebih santai dan menyenangkan di lingkungan kerja.

Meningkatkan Kreativitas: 

Suasana yang penuh humor dapat merangsang kreativitas dan inovasi. Membantu melonggarkan pikiran karyawan, sehingga mereka lebih cenderung berpikir out-of-the-box.

Memperbaiki Komunikasi: 

Humor dapat memecah kebekuan dan meningkatkan komunikasi antaranggota tim. Membantu menyampaikan pesan dengan cara yang lebih ringan dan mudah dicerna.

Meningkatkan Produktivitas: 

Karyawan yang merasa bahagia dan terhibur di tempat kerja cenderung lebih produktif. Humor dapat meningkatkan motivasi dan semangat kerja.

Memperbaiki Performa Perusahaan: 

Menggunakan humor dengan bijak dalam strategi pemasaran dan komunikasi perusahaan dapat meningkatkan performa perusahaan. Menarik perhatian pelanggan dan membuat merek perusahaan lebih berkesan baik.

Mengatasi Konflik: 

Humor dapat digunakan sebagai alat untuk meredakan ketegangan dalam situasi konflik. Membantu menciptakan dialog yang terbuka dan mempromosikan pemahaman bersama.

Meningkatkan Daya Tarik: 

Perusahaan yang memiliki budaya kerja yang menyenangkan dan penuh humor cenderung lebih menarik bagi calon karyawan. Pekerja yang bahagia cenderung tinggal lebih lama di perusahaan.

Tentunya, penggunaan humor harus bijak dan disesuaikan dengan konteks. Humor yang tidak tepat dapat berpotensi menimbulkan masalah. Oleh karena itu, penting untuk memahami budaya perusahaan dan menghormati keberagaman di tempat kerja.

Continue reading Apakah Anda Humoris?