Untuk Apa Pertemuan?

oleh: grefer pollo

Administrasi

Peran utama administrasi adalah untuk menjamin bahwa semua departemen perusahaan beroperasi secara efisien.

Administrasi berfungsi sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan staf, dan administrasi juga memotivasi tenaga kerja dan membantu mereka memahami maksud dan tujuan organisasi.

Rapat Administratif adalah rapat yang didalamnya pengurus akan membahas kebijakan, peraturan, permasalahan administrasi atau hal-hal lain yang perlu.

 

Bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk rapat dan acara kantor?

Ketahui tujuan dan agendanya

Sebelum Anda mulai mempersiapkan pertemuan atau acara, Anda perlu mengetahui apa tujuannya dan apa tujuan yang ingin dicapai.

Ini akan membantu Anda memutuskan format, durasi, lokasi, peserta, materi, dan peralatan yang dibutuhkan.

Anda juga harus memiliki agenda yang jelas dan ringkas yang menguraikan topik, pembicara, waktu, dan hasil yang diharapkan dari pertemuan atau acara tersebut.

Agenda tersebut harus dibagikan kepada semua peserta terlebih dahulu dan diikuti dengan cermat selama sesi.

 

Pilih tempat dan pengaturan yang tepat

Tempat dan pengaturan pertemuan atau acara dapat mempunyai dampak yang signifikan terhadap keberhasilannya.

Anda sebaiknya memilih lokasi yang nyaman, mudah diakses, dan sesuai dengan ukuran dan jenis pertemuan atau acara.

Anda juga harus mempertimbangkan tata letak, pencahayaan, ventilasi, tingkat kebisingan, dan ketersediaan fasilitas.

Anda harus mengatur furnitur, perlengkapan, dan dekorasi sesuai dengan kebutuhan dan preferensi peserta serta tujuan pertemuan atau acara.

 

Siapkan bahan dan peralatannya

Pastikan bahwa semua bahan dan peralatan yang diperlukan siap dan berfungsi untuk rapat atau acara.

Hal ini dapat mencakup dokumen, handout, presentasi, bagan, grafik, video, audio, laptop, proyektor, layar, mikrofon, speaker, kamera, internet, telepon, pena, kertas, flipchart, spidol, dan banyak lagi.

Anda harus memeriksa inventaris, kualitas, dan fungsionalitas barang-barang ini sebelumnya dan memiliki rencana cadangan jika terjadi masalah atau keadaan darurat.

 

Komunikasi dan koordinasi

Komunikasi dan koordinasi sangat penting untuk kelancaran dan efektivitas pertemuan atau acara.

Anda harus berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat, seperti penyelenggara, pembicara, peserta, vendor, dan penyedia layanan.

Anda harus mengonfirmasi rincian, harapan, peran, dan tanggung jawab masing-masing pihak dan memberi mereka informasi dan instruksi yang relevan.

Anda juga harus mengoordinasikan logistik, seperti undangan, pendaftaran, konfirmasi, pengingat, pembatalan, umpan balik, dan tindak lanjut.

 

Anticipasi dan penyelesaian masalah

Tidak peduli seberapa baik Anda mempersiapkan pertemuan atau acara, mungkin ada beberapa masalah atau tantangan tak terduga yang muncul.

Anda harus proaktif dan fleksibel dalam mengantisipasi dan menyelesaikan permasalahan tersebut.

Anda harus memiliki rencana darurat untuk setiap skenario yang mungkin terjadi, seperti perubahan jadwal, agenda, tempat, atau peserta.

Anda juga harus memiliki rencana manajemen krisis untuk keadaan darurat apa pun, seperti kecelakaan, cedera, atau kegagalan teknis.

 

Evaluasi dan peningkatan/perbaikan

Setelah rapat atau acara selesai, Anda harus mengevaluasi hasil dan hasilnya.

Anda harus mengumpulkan dan menganalisis umpan balik dari peserta, penyelenggara, pembicara, dan vendor.

Anda harus mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari pertemuan atau acara tersebut.

Anda juga harus mendokumentasikan pembelajaran dan praktik terbaik untuk referensi dan perbaikan di masa mendatang.

Anda juga harus mengakui dan menghargai kontribusi dan upaya semua orang yang terlibat.

 

Untuk apa mengadakan pertemuan?

Banyak hal yang bisa diselesaikan tanpa pertemuan. Lalu mengapa dibutuhkan pertemuan?

Banyak sekali hal-hal penting yang dilakukan dengan cukup memuaskan oleh seorang individu yang tidak berkonsultasi dengan siapa pun.

Banyak lagi yang diselesaikan melalui surat, memo, panggilan telepon, atau percakapan sederhana antara dua orang.

Terkadang lima menit yang dihabiskan bersama sekelompok kecil orang secara terpisah lebih efektif dan produktif daripada pertemuan setengah jam dengan mereka semua secara bersamaan.

Tentu saja banyak sekali pertemuan yang menyia-nyiakan waktu setiap orang dan sepertinya diadakan karena alasan historis dibandingkan alasan praktis.

Manusia adalah spesies sosial.

Di setiap organisasi dan setiap budaya, orang-orang berkumpul dalam kelompok-kelompok kecil secara berkala dan dalam pertemuan “suku” yang lebih besar dari waktu ke waktu.

Jika tidak ada pertemuan di tempat mereka bekerja, maka keterikatan masyarakat terhadap organisasi tempat mereka bekerja akan menjadi kecil, dan mereka akan bertemu secara rutin baik formal maupun informal di asosiasi, perkumpulan, tim, klub, atau pub setelah pekerjaan selesai.

Kebutuhan akan pertemuan ini jelas merupakan sesuatu yang lebih positif daripada sekadar warisan perburuan primitif kita di masa lalu.

Ini menunjukkan bahwa pertemuan itu selain kebutuhan juga sesuatu yang diharapkan.

Pertemuan menjadi arena melepas rindu, berkomunikasi, membicarakan hal yang penting, dan juga menyelesaikan berbagai masalah kehidupan dan kelompok atau komunitas.

 

Fungsi dari sebuah pertemuan

1.      Pertemuan adalah tempat di mana kelompok merevisi, memperbarui, dan menambah apa yang diketahuinya sebagai sebuah kelompok

2. Pertemuan membantu setiap individu memahami tujuan kolektif kelompok dan bagaimana pekerjaan mereka sendiri dan orang lain dapat berkontribusi terhadap keberhasilan kelompok.

3. Rapat menciptakan komitmen terhadap keputusan yang diambil dan tujuan yang ingin dicapai.

4. Dalam dunia manajemen, rapat seringkali merupakan satu-satunya kesempatan di mana tim atau kelompok benar-benar ada dan bekerja sebagai sebuah kelompok

5. Pertemuan adalah arena status.

 

 

One on one

One on one ada salah satu jenis pertemuan.

Dalam konteks tempat kerja biasanya one on one mengacu pada pertemuan atau sesi antara dua individu.

Sering kali seorang manajer dan bawahan langsung mereka, meskipun bisa juga antara kolega atau rekan kerja.

Sesi ini biasanya dijadwalkan secara berkala dan merupakan kesempatan untuk komunikasi terbuka, umpan balik, penetapan tujuan, dan mengatasi kekhawatiran atau masalah apa pun yang mungkin dimiliki oleh salah satu pihak.

Tujuan pertemuan tatap muka dapat bervariasi tergantung pada peran peserta dan budaya organisasi, namun umumnya berfungsi untuk membina hubungan kerja yang lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan memastikan keselarasan tujuan dan prioritas.

 

Pertemuan yang terdiri dari beberapa orang memenuhi tuntutan administrasi

One on one membangun dan mencukupkan kebutuhan relasi